De kunst van het evalueren

Soms vindt het terugblikken alleen plaats binnen de eigen jeugdactiviteit. Het kan echter heel waardevol zijn om in gezamenlijkheid, dus met alle jeugdactiviteiten bij elkaar, terug te kijken naar de afgelopen periode. Waar werden we met z’n allen blij van? Is er sprake van overlap in ons werk? Worden er gemeenschappelijke knelpunten gesignaleerd? Hebben we de doelstellingen met z’n allen nog scherp op het netvlies?

Hoe kunnen we een dergelijke evaluatie een impuls geven? Hieronder vind je een aantal werkvormen die je kunt gebruiken.

Met behulp van meegenomen voorwerpen

• Elke jeugdactiviteit neemt een bepaald voorwerp mee waarover iets verteld kan worden met betrekking tot de activiteit. Of als de evaluatie plaatsvindt per onderdeel, nemen de leden van deze activiteit iets mee.
• Waarom is voor dit voorwerp gekozen? Wat is de relatie van het voorwerp tot de activiteit? In welke verhouding staat het voorwerp met de algehele doelstelling van het jeugdwerk? En wat heeft het te maken met evaluatie ervan?
• Goed om iemand uit de groep te vragen om te noteren. De voorwerpen worden na afloop bij elkaar gelegd en alle ‘plussen’ en ‘klussen’ op een blad/flap genoteerd. Daarna volgt een plenaire bespreking over wat is opgeschreven.

Woordwolk

• Schrijf op een flap/whiteboard in een woordwolk de algehele doelstelling van jullie jeugdwerk/activiteit.
• De jeugdleiders van een activiteit schrijven gezamenlijk op een rond gekleurd vel hoe de eigen activiteit gekoppeld is aan de algemene doelstelling/visie van het jeugdwerk. De gekleurde vellen worden rond de algemene doelstelling geplakt. (Als je de evaluatie alleen voor één activiteit doet, schrijven de deelnemers individueel op hoe de eigen inbreng zich verhoudt tot de doelstelling van de activiteit.)
• Op gekleurde post-its wordt vervolgens per activiteit opgeschreven hoe het afgelopen seizoen is ervaren. Op gele post-its wat mooi was, en op rode wat minder soepel verliep. Deze post-its worden om (het ‘eigen’) gekleurde ronde vel geplakt.
• Wat valt op? Zijn er overeenkomsten, of specifieke punten die alleen voor een bepaalde activiteit van toepassing zijn?

Evaluatietafels

• Zet in de zaal een aantal tafels klaar conform het aantal verschillende activiteiten of het aantal evaluatievragen.
• De jeugdleiders nemen hapjes en drankjes mee voor de verschillende tafels. Bijvoorbeeld een tafel met hapjes, een tafel met drinken, een tafel met koek(jes) of cake etc. Spreek van tevoren goed af wie wat meeneemt.
• Wanneer gekozen wordt voor een gezamenlijke evaluatie, worden de groepen samengesteld op basis van betrokkenheid bij dezelfde activiteit (bijvoorbeeld club of catechese). Wanneer het een evaluatie is van de afzonderlijke activiteit, kan de groep samengesteld worden op basis van een gemeenschappelijke leeftijdsfase van de club of vereniging.
• De grote groep verdeelt zich vervolgens over de verschillende tafels. De maximale tijd per tafel is 10 minuten. Na iedere 10 minuten gaat er een belletje en moeten de groepen wisselen, totdat iedere groep elke tafel heeft bezocht.
• Op elke tafel ligt een A3-vel met daarop een te bespreken vraag, bijvoorbeeld: Waar werden jullie in het afgelopen seizoen erg blij van? Hoe was de beginsituatie? Waren jullie voldoende toegerust? Wat ging er goed? En wat kon beter? Zijn jullie tevreden als jullie terugkijken? Wat zijn punten van aandacht? Ook andere vragen zijn natuurlijk mogelijk. Het aantal vragen is gelijk aan het aantal groepen en daarmee van het aantal tafels.

Het licht doorgeven

• De deelnemers zitten in een kring. De voorzitter neemt de leiding, of één van de deelnemers wordt aangewezen als voorzitter. Bij deze vorm heb je een grote kaars nodig en lucifers of een aansteker.
• De voorzitter steekt de kaars aan. Terwijl hij/zij de kaars voor zich houdt, geeft hij aan waar hij enthousiast op terugkijkt wanneer hij denkt aan het afgelopen seizoen. Hij/zij geeft vervolgens de kaars aan diegene die naast hem/haar zit. Het ritueel herhaalt zich.
• Er is ook ruimte om dingen te benoemen die moeilijk waren. Wanneer dit wordt uitgesproken, blaast diegene die de kaars in de hand houdt de kaars uit. Iemand anders uit de groep mag, wanneer hij/zij een tip heeft of een compliment of een goede suggestie, de klaargelegde aansteker pakken. Terwijl hij/zij toeloopt op diegene die de kaars heeft uitgeblazen, spreekt hij/zij de tip (compliment, suggestie) uit en steekt hij/zij de kaars weer aan.
• Laat de kaars vier keer rondgaan. Goed om van tevoren af te spreken dat in de eerste ronde alleen positieve zaken mogen worden genoemd.
• Na afloop volgt een korte terugblik. Schrijf de ‘tops’ en de ‘tips’ op een flap/whiteboard en bespreek deze. Geef aan of de complimenten en de suggesties mensen geholpen hebben.

Interview

• Vraag twee vrijwilligers die een interview willen afnemen – de een stelt de vragen en de ander notuleert.
• De interviewer vraagt aan een aantal van de leden van de groep (of aan een persoon uit de verschillende groepen) hoe zij het afgelopen seizoen ervaren hebben. Realiseer dat niet iedereen het prettig vindt om als eerste een reactie te geven.
• De interviewvragen kunnen zijn: Wat was je motivatie om hierbij betrokken te zijn? Wat heb je in de afgelopen periode als succesvol ervaren en waarom? Wat ging minder goed? Wat was de oorzaak?
• De interviewer stelt de verschillende vragen aan verschillende mensen. Niet iedereen heeft het afgelopen seizoen hetzelfde beleefd en ervaren. De reacties bieden ongetwijfeld een gevarieerd beeld en daarmee voldoende stof voor verder gesprek over het functioneren van de activiteit.
• Na enkele vragen van de interviewer mogen de aanwezigen ook elk één vraag stellen. Informeer wie een vraag wil stellen en aan wie. Stel van tevoren een maximum aantal vragen vast (bijvoorbeeld 6).
• De notulist schrijft de reacties in grote lijnen op een vel papier/whiteboard. Ga hierover met elkaar in gesprek. Is het herkenbaar? Zijn er zaken niet genoemd die wel belangrijk zijn? Praat met elkaar over wat mooie momenten? Wat maakte dat deze zo waardevol waren? Hoe komt het dat de een de activiteit positief waardeert en een ander juist niet. Is er een rode lijn te ontdekken? Wat kan meegenomen worden voor het volgend jaar en waar moet aan gewerkt worden?